banner

Script@ Suite εφαρμογή διαχείρισης εγγράφων

Για ισχυρή οργάνωση

Μέσα στο νέο δύσκολο και απαιτητικό  περιβάλλον που έχει διαμορφωθεί στον Δημόσιο Τομέα, λόγω της οικονομικής κρίσης,  η οργάνωση των υπηρεσιών  αποτελεί την πρώτη προτεραιότητα της Διοίκησης. Με πραγματικό  στόχο την βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας του κάθε φορέα , οι υπεύθυνοι προσπαθούν να βρουν διοικητικές και τεχνολογικές λύσεις.

Το Scrip@ Suite απαντά και προς τις δύο κατευθύνσεις.  Υιοθετώντας σύγχρονες τεχνολογίες στην Πληροφορική και τις Επικοινωνίες αποτελεί ένα ισχυρό διοικητικό εργαλείο για την αναδιοργάνωση και αυτοματοποίηση διαδικασιών.

Το  Script@ Suite επιτρέπει  να αποκτηθεί  μια ενιαία και ολοκληρωμένη   εικόνα  της εσωτερικής λειτουργίας ενός φορέα.

Δίνει τις λύσεις στους άξονες:

  • ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ
  • ΟΡΓΑΝΩΣΗ
  • ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΑΥΡΙΟ
  • ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ
  • ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ

Άμεση ανταπόκριση στο τρέχων  νομοθετικό (θεσμικό) πλαίσιο:

Το Script@Suite παρέχει:

  • τήρηση ωραρίου εργασίας
    (ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.1/28874, 21/10/2013  με θέμα : «Έλεγχος τήρησης ωραρίου εργασίας των υπαλλήλων σε δημόσιες υπηρεσίες, Ο.Τ.Α. α΄ και β΄ βαθμού και Ν.Π.Δ.Δ.»)

  • σύστημα χρονοσήμανσης εγγράφων
    (ΥΑΠ/Φ.40.4/163, 22/02/2013  με θέμα : «Ρυθμίσεις για α) τη διαδικασία και τον τρόπο ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης και της ασφαλούς χαρτοσήμανσης, β) τις προδιαγραφές και τα πρότυπα του συστήματος για τη γνωστοποίηση εγγράφων σε φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Ι.Δ. με χρήση ΤΠΕ και γ) την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα και των φυσικών προσώπων ή Ν.Π.Ι.Δ.»)

  • δυνατότητα ηλεκτρονικής  υπογραφής

  • σημαντική βοήθεια στην αξιολόγηση δομών στους τομείς:

    1. αναδιοργάνωση των διαδικασιών δηλ. αξιολόγηση, κατάργηση, απλούστευση, συγχώνευση μέσω του ενσωματωμένου ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ εργαλείου σχεδιασμού  ροής εργασιών.
    2. μελέτη οργανογράμματος του Δήμου: αλλαγές, συγχωνεύσεις από το εργαλείο σχεδιασμού και εφαρμογή του Οργανογράμματος.
    3. αξιολόγηση και βελτίωση της παραγωγικότητας / αποδοτικότητας των διαδικασιών
    4. στρατηγικής και προγραμματισμού
    5. βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών εξυπηρέτησης του πολίτη
    6. συντονισμού, επικοινωνίας και συνεργασίας ανάμεσα στις υπηρεσίες του Δήμου
    7. μετακινήσεις και επιμορφώσεις των υπαλλήλων


Γενικοί στόχοι της εφαρμογής:

  • αξιολόγηση της οργάνωσης των πόρων και των συνεργασιών του Δήμου
  • βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων προς πολίτη υπηρεσιών
  • βελτίωση της διαφάνειας και αξιοπιστίας των παρεχόμενων υπηρεσιών
  • βελτίωση του χρόνου εξυπηρέτησης και μείωση γραφειοκρατικών διαδικασιών
  • βελτίωση των διαδικασιών λήψης αποφάσεων
  • μείωση του κόστους λειτουργίας του Δήμου

ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ

εξοικονόμηση δαπανών και συγκεκριμένα :

  • σημαντική μείωση χρόνου διεκπεραίωσης αιτημάτων :
    - αποφυγή λαθών – χρόνος διόρθωσης,
    - γρήγορη εύρεση ομοειδών εγγράφων (διπλών) και δυνατότητα συγχώνευσης,
    - αυτόματη πρωτοκόλληση των ηλεκτρονικά εισερχομένων.

  • άμεση παραγωγική αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού :
    - άμεση ηλεκτρονική επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων (παρατηρήσεις, σχόλια, προτάσεις, σύστημα chat).
    - άμεση ανάθεση / κοινοποίηση

  • εξοικονόμηση πόρων
    - μείωση δαπανών εκτύπωσης: χαρτί, toners, μελάνι, service των εκτυπωτών-φωτοτυπικών
    - μηδενισμός της χειρόγραφης δουλειάς
    - εξοικονόμηση χώρου: ηλεκτρονική βιβλιοθήκη / αρχείο
    - μείωση της ανθρωποπροσπάθειας

ΟΡΓΑΝΩΣΗ

  • ψηφιοποίηση όλων των εισερχομένων και αυτόματη πρωτοκόλληση τους.

  • Δημιουργία ψηφιακών διαδικασιών μέσω ενός ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ εργαλείου σχεδιασμού  ροής εργασιών  Work Flow που επιτρέπει όχι μόνο σχεδιασμό ροών διαδικασιών (μονό και πολυκλαδικών), αλλά και σχεδιασμό απλών εφαρμογών άμεσης ανάγκης ενός οργανισμού.

  • Ηλεκτρονική ανάθεση διαδικασιών /αιτημάτων στο προσωπικό
-  αυτόματη μέσω Work Flow
-  εξειδικευμένες διαδικασίες από τους διευθυντές / προϊσταμένους.

  • οργάνωση Τμημάτων
-  οργανόγραμμα της Υπηρεσίας
-  παρακολούθηση εργασιών όλων των τμημάτων.

  • παρακολούθηση ροής του εγγράφου σε κάθε του ανάθεση, μεταβολή και προβολή.

  • ηλεκτρονική διαχείριση  ψηφιακών εγγράφων και  ηλεκτρονικών αρχείων

ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ

με στόχο τη βελτίωση της διαφάνειας και αξιοπιστίας των παρεχόμενων υπηρεσιών

  • τεκμηρίωση
    - απόδειξη παραλαβής – παράδοσης εγγράφων

  • πλήρη ιστορικότητα του εγγράφου
    - αποτύπωση του κάθε βήματος του εγγράφου
    - δυνατότητα ανάκτησης του εγγράφου από κάθε στάδιο διαμόρφωσης / επεξεργασίας

ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ

συντονισμός, επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ των υπηρεσιών

  • άμεση συνεργασία μεταξύ των Τμημάτων / Υπαλλήλων
    - ηλεκτρονική ανάθεση εργασιών ανάμεσα σε τμήματα / υπαλλήλους
    - ηλεκτρονική κοινοποίηση των αποφάσεων, ΦΕΚ, διατάξεων κλπ.
    - δυνατότητα σχολιασμού του κάθε βήματος μιας διαδικασίας από τους ενδιαφερόμενους
    - ηλεκτρονική οργάνωση των εισηγήσεων από τους εισηγητές προς τα Δημοτικά Όργανα και την Διοίκηση.
    - ενσωματωμένο σύστημα άμεσης επικοινωνίας μεταξύ των υπαλλήλων - σύστημα chat.

  • ενημέρωση για την διαθεσιμότητα του προσωπικού μέσω Ημερολογίου Κίνησης.

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ

με στόχο τη βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών/εξυπηρέτησης του πολίτη.

  • στρατηγική και προγραμματισμός
    - ετήσιος προγραμματισμός
    - συμμετοχή όλων των υπηρεσιών στη διαδικασία προγραμματισμού

  • χρονοπρογραμματισμός εργασιών
    - σύστημα alert (υπενθύμισης εκκρεμοτήτων) σε όλα τα επίπεδα: οργανισμός, τμήμα, υπάλληλος
    - δυνατότητα χρονικού προγραμματισμού των υπενθυμίσεων

  • δείκτες αποτελεσματικότητας, αποδοτικότητας μέτρηση παραγόμενου έργου
    - περιοδική αξιολόγηση
    - παρακολούθηση στατιστικών στοιχείων αιτημάτων προς δήμο / τμήματα
    - παρακολούθηση ανταπόκρισης του δήμου / τμημάτων στα αιτήματα
    - υπολογισμός χρονικής διάρκειας ανταπόκρισης
Παρουσίαση: Script@Suite